How to ทำบัญชีรายรับรายจ่าย ฉบับง่าย มือใหม่ก็ไม่ต้องห่วง
การทำบัญชีรายรับรับจ่ายถือเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด ทั้งการทำส่วนตัวเพื่อวางแผนการเงินบุคคลของตนเอง ไปจนถึงธุรกิจขนาดเล็กประเภทเจ้าของคนเดียว ร้านค้า (ส่วนบริษัทหรือองค์กรที่จดทะเบียนนิติบุคคลต้องทำอยู่แล้ว) เพราะนี่จะช่วยให้คุณมองเห็นตัวเลขทางการเงินชัดเจน สามารถกำหนดเป้าหมาย วางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คำถามที่หลายคนสงสัยคือหากเน้นทำแบบง่าย ๆ ไม่ต้องมีข้อมูลเยอะหรือความยุ่งยากใด ๆ ควรทำยังไงบ้าง ลองนำเอาเทคนิคเหล่านี้ไปปรับกันเลย
How to การทำบัญชีรายรับรายจ่าย ฉบับเข้าใจง่าย
- เตรียมสมุดสำหรับทำบัญชี
ขั้นตอนแรกของคนที่เริ่มต้นการทำบัญชีรายรับรายจ่ายของตนเองก็ควรต้องมีสมุดบัญชีเอาไว้ทำนั่นเอง ถ้าไปตามร้านเครื่องเขียนก็มีทั้งสมุดบัญชีแบบจริงจัง ตีเส้น ระบุหัวเรื่องต่าง ๆ มาให้ละเอียดครบถ้วน คุณอาจเลือกรูปแบบที่ตนเองชอบหรือมองแล้วน่าใช้งานเพราะอย่าลืมว่านี่คือสมุดที่ต้องอยู่กับการบันทึกตัวเลขทางบัญชีไปอีกอย่างน้อยเป็นเดือน การมีสมุดสวย ๆ ย่อมช่วยเพิ่มกำลังใจและอยากบันทึกข้อมูลทุกวัน
- ทำความเข้าใจการบันทึกบัญชี
สำหรับคนที่เป็นมือใหม่มาก ๆ อาจมีข้อสงสัยเกี่ยวกับหลักเบื้องต้นของการบันทึกบัญชี ต้องทำแบบไหนอย่างไร ดังนั้นเมื่อคุณได้สมุดมาเรียบร้อยควรเปิดดูเพื่อทำความเข้าใจหลักการเบื้องต้นให้ชัดเจน ปกติแล้วสมุดบัญชีจะมีการแบ่งตารางออกมาให้เบื้องต้น ได้แก่ วันที่ รายการ รายรับ รายจ่าย คงเหลือ และหมายเหตุ แต่ถ้าบางเล่มมีแค่ช่องแต่ไม่ระบุหัวข้อมาก็สามาถใส่ตามที่แนะนำเลย วิธีนี้จะช่วยให้คุณพร้อมสำหรับการบันทึกรายการบัญชีนั่นเอง
- เริ่มการบันทึกบัญชีได้เลย
หลังทุกอย่างพร้อมแล้วก็ลงมือเข้าสู่ขั้นตอนของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายกันได้เลย (แนะนำควรเริ่มวันที่ 1 เพื่อจะได้เห็นตัวเลขแต่ละเดือนง่ายขึ้น) แต่ถ้าอยากเริ่มทันทีก็ไม่ใช่ปัญหา ทุกครั้งที่มีรายรับ-รายจ่ายต้องระบุวันที่ ชื่อรายการ และตัวเลข โดยถ้าเกิดรายได้เข้ากระเป๋าตนเองให้บันทึกตัวเลขช่องรายรับ แต่ถ้าต้องจ่ายเงินออกไปลงตัวเลขช่องรายจ่าย ขณะที่หมายเหตุอาจระบุข้อมูลเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับรายรับ-รายจ่ายพิเศษ เช่น ได้เงินยืมจากเพื่อนกลับมา เป็นต้น
- อย่าลืมปิดบัญชีทุกวัน
การปิดบัญชีรายรับรายจ่ายทุกวันจะทำให้คุณมองเห็นตัวเลขเงินในกระเป๋าหรือในบัญชีของตนเองว่าเป็นยังไง ซึ่งการปิดบัญชีก็ไม่มีอะไรยุ่งยาก เป็นการนำเอารายรับ หรือยอดคงเหลือจากวันก่อนหน้า หักออกด้วย รายจ่าย ก็จะเป็นยอดคงเหลือสำหรับวันถัดไป ให้ทำแบบนี้ไปตลอดจนครบ 1 เดือน คุณจะเห็นความแตกต่างมากขึ้นของตัวเลขที่แท้จริงกับเงินในกระเป๋าว่าเป็นแบบไหน ซึ่งส่วนใหญ่การบันทึกบัญชีมักทำกันตอนท้าย ๆ ของวันอยู่แล้ว จึงอย่าลืมสรุปตัวเลขกันด้วย
- วางแผนการใช้จ่ายอย่างมีเหตุผลมากขึ้น
อย่างที่ทุกคนพอรู้กันว่าข้อดีเมื่อมีการทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั่นคือ คุณจะมองเห็นแผนการเงินของตนเองชัดเจน รู้ตัวเลขแบบละเอียด ช่วยให้เกิดการวางแผนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ อย่างมีเหตุผล ลดความสุรุ่ยสุร่าย ไม่ใช้เงินเกินตัว และเริ่มมีเงินเก็บในชีวิตมากขึ้น ซึ่งเงินเหล่านี้แนะนำให้แบ่งออกเป็นส่วนสำหรับเก็บเพื่ออนาคต และบางส่วนเอาไว้ใช้สำรองยามฉุกเฉินระยะสั้น
- สรุปบัญชีทุกเดือนให้ชัดเจน
หลังทำรายการจนครบ 1 เดือนแล้ว คุณต้องสรุปตัวเลขว่าเดือนนี้มีเงินเหลือเก็บหรือขาดทุนต้องนำเงินเก็บออกมาใช้งาน เพื่อเดือนถัดไปจะได้วางแผนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ อย่างรัดกุม รอบคอบมากขึ้นกว่าเดิม อย่าลืมว่าอนาคตอาจมีเรื่องไม่คาดฝันให้ต้องใช้เงินกันอยู่เสมอ หากคุณไม่เคยทำบัญชี ไม่วางแผนการเงินใด ๆ เลย สุดท้ายมักจบด้วยการกู้หนี้ยืมสิน มีดอกเบี้ย สร้างภาระรายจ่ายของตนเองมากกว่าเดิม หาเงินใช้หนี้กันไม่รู้จักจบสิ้น
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าต้องแยกจากบัญชีส่วนตัวให้ชัดเจน
นี่เป็นข้อควรระวังที่อยากบอกให้กับทุกคนที่มีกิจการส่วนตัวเล็ก ๆ แบบไม่ได้จดทะเบียนนิติบุคคล เช่น ร้านค้า ร้านอาหาร หรือแม้แต่ฟรีแลนซ์เองก็ตาม การทำบัญชีรายรับรายจ่ายต้องแยกออกเป็น 2 เล่ม ให้ชัดเจน นั่นคือ เล่มแรกเกี่ยวข้องกับธุรกิจ บันทึกรายการเฉพาะที่ใช้ในธุรกิจเท่านั้น อย่านำเงินส่วนตัวมาปะปนเป็นอันขาด มันจะทำให้คุณเกิดความสับสน คิดว่ามีเงินเหลือเยอะแต่ความจริงเป็นเงินที่ต้องหมุนใช้
ขณะที่สมุดบัญชีเล่ม 2 ก็เขียนบันทึกรายรับรายจ่ายส่วนตัวของตนเอง ทั้งนี้เรื่องของรายรับอาจคำนวณเป็นเงินเดือนหรือเงินรายวันให้กับตนเองแล้วหักเงินดังกล่าวจากธุรกิจเข้ากระเป๋าป้องกันการสับสน นี่คือวิธีที่ดีของการทำบัญชีแยกรายละเอียด 2 กระเป๋า ไม่สับสน รู้ตัวเลขจริงทั้งหมด ธุรกิจเดินหน้าดี เงินทองในกระเป๋าก็ใช้แบบสบาย ๆ ไม่ขัดสนด้วย
เป็นยังไงกันบ้างสำหรับ How to การทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่การันตีว่าเป็นเรื่องง่ายมาก แม้คุณคือมือใหม่พึ่งเคยหัดลองทำครั้งแรกก็สามารถปรับใช้กันได้เลย ย้ำอีกครั้งว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องสำคัญ รู้ตัวเลขรายรับรายจ่ายชัดเจนทั้งส่วนตัวและธุรกิจลดความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดทางการเงิน ใช้จ่ายได้อย่างไร้กังวล และยังช่วยเพิ่มความสบายใจ วางแผนอนาคตเห็นภาพชัดเจน ไม่ต้องเป็นหนี้สินใครอีกด้วย