จัดเรียงชั้นวางเอกสารในองค์กรยังไงให้ง่ายต่อการค้นหา ?
การจัดเก็บเอกสารในองค์กรให้เป็นระเบียบและค้นหาได้ง่ายเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดเวลาในการค้นหา และลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสารสำคัญ การมีระบบจัดเรียงชั้นวางเอกสารที่ดีช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้รวดเร็ว ลดความสับสน และช่วยให้การดำเนินงานในองค์กรมีความราบรื่น
- กำหนดหมวดหมู่และระบบจัดเก็บที่ชัดเจน
ก่อนเริ่มจัดเรียงชั้นวางเอกสาร สิ่งแรกที่ต้องทำคือการกำหนดหมวดหมู่ของเอกสาร เช่น
- ตามประเภทของเอกสาร เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ เอกสารบัญชี เอกสารพนักงาน
- ตามแผนก เช่น เอกสารฝ่ายบัญชี ฝ่ายบุคคล ฝ่ายกฎหมาย
- ตามลำดับเวลา เช่น ปี พ.ศ. หรือไตรมาส เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามเอกสารที่อัปเดตล่าสุด
หลังจากกำหนดหมวดหมู่แล้ว ควรใช้ ระบบจัดเรียงที่สม่ำเสมอ เช่น การเรียงตามตัวอักษร ตามเลขที่เอกสาร หรือรหัสโครงการ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจระบบเดียวกันและค้นหาได้ง่าย
- เลือกประเภทชั้นวางเอกสารที่เหมาะสม
การเลือกใช้ชั้นวางเอกสารที่เหมาะสมมีผลต่อความเป็นระเบียบและความสะดวกในการค้นหา ควรพิจารณาตามลักษณะการใช้งานขององค์กร
- ตู้เอกสารแบบลิ้นชัก (Filing Cabinet) – เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการความปลอดภัยและต้องจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ เช่น เอกสารทางกฎหมายหรือเอกสารพนักงาน
- ชั้นวางเอกสารแบบเปิด (Open Shelf) – เหมาะสำหรับเอกสารที่มีการใช้งานบ่อย เช่น เอกสารทั่วไป หรือคู่มือที่ต้องเข้าถึงได้ง่าย
- ตู้เก็บเอกสารแบบรางเลื่อน (Mobile Shelving) – เหมาะสำหรับองค์กรที่มีพื้นที่จำกัดและต้องการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ
- ใช้ฉลากและรหัสสีช่วยจัดหมวดหมู่
การใช้ ป้ายฉลาก (Labels) และ รหัสสี (Color Coding) เป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น
- ใช้ฉลากที่มี ชื่อหมวดหมู่ และ หมายเลขกำกับ ให้ชัดเจน เช่น “บัญชี 2023 – Q1”
- กำหนด รหัสสี สำหรับแต่ละประเภทเอกสาร เช่น สีฟ้าสำหรับเอกสารบัญชี สีเขียวสำหรับเอกสารฝ่ายบุคคล สีแดงสำหรับเอกสารกฎหมาย
- กำหนดพื้นที่จัดเก็บเอกสารชั่วคราวและถาวร
เอกสารในองค์กรสามารถแบ่งออกเป็น
- เอกสารที่ใช้งานบ่อย (Active Files) – ควรจัดเก็บในชั้นที่เข้าถึงได้ง่าย เช่น บริเวณโต๊ะทำงาน หรือชั้นวางเอกสารใกล้จุดทำงาน
- เอกสารที่ต้องเก็บระยะยาว (Archive Files) – ควรจัดเก็บในพื้นที่เฉพาะ เช่น ห้องเก็บเอกสาร หรือตู้เอกสารแบบปิด
- ใช้ระบบดิจิทัลร่วมกับเอกสารกระดาษ
แม้ว่าเอกสารกระดาษยังคงมีความสำคัญ แต่การนำ Document Management System (DMS) หรือระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลมาใช้จะช่วยให้การค้นหาเอกสารเร็วขึ้น เช่น
- สแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลและเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่จัดหมวดหมู่
- ใช้ ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารได้ด้วยคีย์เวิร์ด
- กำหนดนโยบายสำหรับเอกสารที่ต้องเก็บเป็นกระดาษและเอกสารที่สามารถแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล
- กำหนดมาตรฐานและอบรมพนักงาน
แม้ว่าจะมีระบบจัดเรียงที่ดีแค่ไหน แต่ถ้าพนักงานในองค์กรไม่มีแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน ก็อาจทำให้เกิดความสับสนได้ ควร
- สร้างคู่มือหรือมาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
- จัดอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้ระบบจัดเก็บ
- กำหนดบุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลระบบจัดเก็บเอกสาร
- ตรวจสอบและปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารอย่างสม่ำเสมอ
ควรกำหนด รอบการตรวจสอบ เช่น ทุก 6 เดือน หรือปีละครั้ง เพื่อลบเอกสารที่ไม่จำเป็นและอัปเดตระบบให้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอ การกำจัดเอกสารเก่าอย่างถูกต้อง (เช่น การทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย) ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน
การจัดเรียงชั้นวางเอกสารให้เป็นระเบียบและค้นหาได้ง่าย ไม่ใช่แค่เรื่องของการวางเอกสารบนชั้นเท่านั้น แต่ต้องอาศัยระบบที่ดี การเลือกใช้อุปกรณ์จัดเก็บที่เหมาะสม การใช้ฉลากและรหัสสี และการบูรณาการระบบดิจิทัลเข้ากับการทำงาน หากองค์กรสามารถจัดการเอกสารได้ดี จะช่วยลดเวลาการค้นหา เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากเอกสารที่สูญหายหรือถูกจัดเก็บผิดที่